La SODEC est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Conformément aux règles applicables en matière de protection des renseignements personnels, la SODEC s’est dotée d’une Politique-cadre de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels concernant principalement :
On y retrouve également les rôles et responsabilités des membres du personnel de la SODEC tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
Ce cadre de gouvernance est aussi complété, entre autres, par les procédures auxquelles il est fait référence dans les sections ci-dessous.
La SODEC doit rendre compte des renseignements personnels qu’elle détient et des organisations externes auxquelles ces renseignements peuvent être transmis en vertu d’obligations légales ou contractuelles. Les registres et inventaires ci-dessous font le détail de ces renseignements ainsi que des organisations auxquelles ils sont transmis, le cas échéant :
Toute personne concernée par des renseignements personnels détenus par la SODEC (ou son représentant) peut porter plainte à la SODEC concernant le traitement de ses renseignements personnels, en suivant la Procédure de demande d’accès, de rectification et de traitement des plaintes concernant les renseignements personnels.
Toute plainte doit être faite par écrit à l’aide du formulaire prévu à cet effet et transmise aux coordonnées suivantes :
Me Sophie Lizé
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Société de développement des entreprises culturelles (SODEC)
905, avenue De Lorimier
Montréal (Québec) H2K 3V9
Tél.: 514 841-2298
Sans frais : 1 800 363-0401
Courriel : acces@sodec.gouv.qc.ca
La SODEC ne transmet généralement les renseignements personnels qu’elle détient à une tierce personne que si elle y est obligée par la loi ou si elle a obtenu le consentement de la personne concernée.
Cependant, il est possible pour des organisations et chercheurs d’obtenir accès à certains renseignements personnels détenus par la SODEC sans le consentement de la personne concernée dans le cadre de projets de recherche, d’étude ou de production de statistiques, si ces organisations et chercheurs en font la demande, qu’une évaluation interne des facteurs relatifs à la vie privée conclut que cette transmission de renseignements est possible et qu’une entente préalable à la communication des renseignements est convenue.
La SODEC s’est dotée d’une Procédure relative à l’utilisation ou à la communication sans consentement de renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques afin d’encadrer les demandes faites dans ce contexte.
Les chercheurs désirant effectuer une demande pour obtenir des renseignements personnels détenus par la SODEC sans le consentement des personnes concernées doivent remplir le formulaire ci-dessous :
Afin d’encadrer la protection des renseignements personnels lors de sondages qu’elle pourrait conduire de temps à autres auprès de personnes concernées, la SODEC s’est dotée d’une Procédure relativement à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels à des fins de sondages, conformément aux exigences légales applicables.
Les principes généraux suivants y sont énoncés :
Les droits des personnes concernées y sont aussi mentionnés.
La SODEC s’est dotée d’une Procédure de gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels afin de traiter ces incidents et d’en assurer la résolution promptement.
Ainsi, si vous constatez qu’un ou plusieurs des renseignements personnels détenus par la SODEC vous concernant :
vous pouvez déclarer cet incident en communiquant avec la SODEC à : incident.confidentialite@sodec.gouv.qc.ca
En déclarant un incident, merci d’inclure les informations suivantes dans votre courriel :