Article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics

1. Éléments introductifs

Cette procédure a pour but de simplifier les principes prévus à la loi et ne remplace aucunement les dispositions légales applicables.

  • Processus d’appel d’offres public, processus de qualification d’entreprises et processus d’homologation de biens en cours lancés à compter du 25 mai 2019
    (Dans le cadre de cette procédure, les sections identifiées « Pour un appel d’offres public » réfèrent à ces trois processus)
  • Processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser (la manifestation d’intérêt constitue une plainte aux fins de cette procédure). Dans le cadre de cette procédure, les sections identifiées « Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP » réfèrent à ce processus

 

  • Le dépôt d’une plainte en vertu de cette procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part de la Société de développement des entreprises culturelles (la Société). De plus, la Société ne peut effectuer aucune menace de représailles afin que toute personne s’abstienne de formuler une plainte à l’Autorité des marchés publics (AMP).
  • Toute personne qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu’elle estime appropriées au dirigeant la Société. Au terme de l’examen, l’AMP informe le plaignant de ses constatations et, le cas échéant, de ses recommandations.

 

  • Afin de préserver vos droits à un recours aux termes de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (LAMP), toute plainte à la Société doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

 

2. Conditions applicables

  • Lorsqu’il s’agit d’une demande d’information ou de précision : S’il s’agit d’une demande d’information ou de précision à formuler à l’égard du contenu des documents publiés dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO), le recours approprié est d’adresser cette demande à la personne ressource identifiée dans l’avis publié dans le SEAO.
  • Lorsque les documents ne sont pas conformes aux règles prévues à la loi : Si les documents prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, le recours approprié est, dans un premier temps, d’adresser vos récriminations à la Société en communiquant avec la personne ressource identifiée dans l’avis publié dans le SEAO.

 

  • Pour un appel d’offres public : Seule une entreprise ou un groupe d’entreprises intéressées (ou son représentant) à participer au processus d’appel d’offres public peut porter plainte.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Seule une entreprise en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visé par le processus d’attribution peut en manifester son intérêt.

 

  • Les contrats suivants de la Société d’un montant égal ou supérieur aux seuils d’appel d’offres public applicables (25 300 $ pour les contrats d’approvisionnement et 101 100 $ pour les contrats de travaux de construction et de services) :
    1. les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;
    2. les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;
    3. les contrats de services, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux.

*Est assimilé à des contrats de services, les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

 

3. Procédure portant sur la réception d’une plainte

  • Pour un appel d’offres public : La plainte doit être transmise par voie électronique à l’adresse courriel gestioncontractuelle-plainte@sodec.gouv.qc.ca. La plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP disponible à l’adresse suivante : https://amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public/
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Les entreprises intéressées en mesure de réaliser le contrat de gré à gré doivent envoyer leur manifestation d’intérêt en acheminant une démonstration de leur capacité de réaliser le contrat par voie électronique, à l’adresse courriel de la personne responsable de l’avis d’intention, tel que spécifié dans l’avis d’intention.

 

  • Pour un appel d’offres public : Une telle plainte doit être reçue par la Société à l’adresse courriel gestioncontractuelle-plainte@sodec.gouv.qc.ca au plus tard à la date limite de réception des plaintes1 indiquée dans le SEAO.
    • Une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents disponibles au plus tard deux jours avant cette date.
    • Le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte à la Société pour traitement approprié ainsi qu’à l’AMP pour information à l’adresse courriel formulaire.plainte@amp.gouv.qc.ca.

1 La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23e heure 59e minute et 59e seconde. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par la Société à tout moment à l’intérieur des délais prescrits.

  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Une manifestation d’intérêt doit être reçue par la Société au plus tard à la date limite fixée pour la réception des manifestations d’intérêt indiquée dans le SEAO.

 

  • Pour un appel d’offres public et pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La Société transmettra un accusé de réception au plaignant suivant la réception de la plainte ou de la manifestation d’intérêt.

 

  • Pour un appel d’offres public : Le retrait d’une plainte doit impérativement être effectué au plus tard à la date limite de réception des plaintes, sans pour cela aliéner son droit d’en présenter une nouvelle à l’intérieur de cette même période.
    • À cet effet, le plaignant doit transmettre à la Société un courriel à l’adresse courriel gestioncontractuelle-plainte@sodec.gouv.qc.ca en indiquant les motifs du retrait de sa plainte.
    • À la suite de la réception de ce courriel, la Société inscrira la date du retrait de la plainte au SEAO.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Le retrait d’une manifestation d’intérêt doit impérativement être effectué au plus tard à la date limite de réception des manifestations d’intérêt, sans pour cela aliéner son droit d’en présenter une nouvelle à l’intérieur de cette même période.
    • À cet effet, le plaignant doit transmettre un courriel au responsable de l’avis d’intention à l’adresse courriel indiqué dans les documents de l’avis d’intention, en indiquant les motifs du retrait de sa manifestation d’intérêt.

 

4. Procédure portant sur l’examen des plaintes

  • Pour un appel d’offres public : La Société vérifiera que le plaignant a l’intérêt requis, c’est-à-dire qu’il est une entreprise ou un groupe d’entreprises intéressées (ou leur représentant) à participer au processus d’appel d’offres public en cours.
    • La Société indiquera, sans délai, au SEAO la date à laquelle chacune des plaintes a été reçue, après s’être assuré de l’intérêt du plaignant.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La Société vérifiera que le plaignant est une entreprise, soit une personne morale de droit privé, une Société en nom collectif, en commandite ou en participation ou une personne physique qui exploite une entreprise individuelle qui peut être en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visé.
  • Pour un appel d’offres public : Pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes :
    • Quand :
      • Être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
      • Pour un appel d’offres public lancé à compter du 25 mai 2019;
    • Comment :
    • Quoi :
      • ŸConcerner un contrat public visé à la section 2.3;
      • ŸPorter sur le contenu des documents de l’appel d’offres disponibles au plus tard deux jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
      • ŸLes documents relatifs au processus d’adjudication faisant l’objet de la plainte prévoient :
        • des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents; ou
        • des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
        • des conditions qui ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Pour être recevable, la manifestation d’intérêt doit réunir chacune des conditions suivantes :
    • Quand :
      • Être reçue au plus tard à la date limite de réception des manifestations d’intérêt indiquée dans le SEAO;
    • Comment :
      • Être transmise par voie électronique au responsable identifié dans cette procédure selon les dispositions prévues dans celle-ci;
    • Quoi :
      • ŸConcerner un contrat public visé à la section 2.3;
      • Porter sur les obligations et les besoins énoncés dans l’avis d’intention de conclure le contrat de gré à gré visé à l’article 13,4o LCOP.

 

  • Pour un appel d’offres public ou un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La  Société rejettera une plainte (ou une manifestation d’intérêt) dans l’une ou l’autre des situations suivantes:
    • la plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues aux sections 4.1 et 4.2;
    • le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte (ou sa manifestation d’intérêt), un recours judiciaire.

 

  • Pour un appel d’offres public : La Société procédera à l’analyse de la plainte à partir des éléments soulevés dans le formulaire de plainte.
    • Si la situation l’exige, le responsable du traitement de la plainte contactera le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte. Au terme de l’analyse approfondie de la plainte, le responsable de l’examen de la plainte détermine le bien‑fondé ou non de la plainte :
      • Si le responsable du traitement de la plainte constate que les documents de l’appel d’offres prévoient effectivement des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, la Société transmettra sa décision au plaignant et modifiera les documents concernés par le processus visé par la plainte afin de rectifier la situation.
      • Si le responsable du traitement de la plainte constate que les documents de l’appel d’offres ne prévoient pas de conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, la Société transmettra sa décision au plaignant sans toutefois modifier les documents concernés par le processus visé par la plainte.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La Société procédera à l’analyse de la capacité de l’entreprise à réaliser le contrat selon les obligations et les besoins énoncés dans l’avis d’intention à partir des éléments soulevés dans le formulaire de manifestation d’intérêt.
    • Si la situation l’exige, le responsable de l’examen de la manifestation d’intérêt reçue contactera le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de manifestation d’intérêt. Au terme de l’analyse approfondie de la manifestation d’intérêt, le responsable de l’examen de la manifestation d’intérêt détermine le bien-fondé ou non de la manifestation d’intérêt :
      • Si le responsable de l’examen de la manifestation d’intérêt constate que le plaignant possède la capacité à réaliser le contrat selon les obligations et les besoins énoncés dans l’avis d’intention, la Société transmettra sa décision au plaignant, annulera l’intention de conclure le contrat de gré à gré et si la Société décide de poursuivre le processus contractuel, elle procédera par la suite à un appel d’offres public.
      • Si le responsable de l’examen de la manifestation d’intérêt constate que le plaignant ne possède pas la capacité à réaliser le contrat selon les obligations et les besoins énoncés dans l’avis d’intention, la Société transmettra sa décision au plaignant et maintiendra son intention de conclure le contrat de gré à gré.

 

5. Conclusion et fermeture du dossier

  • Pour un appel d’offres public : La Société transmettra sa décision par voie électronique à tout plaignant, à l’égard de l’une ou l’autre des situations suivantes :
    • de la raison du rejet de sa plainte dû à l’absence d’intérêt du plaignant;
    • de la raison du rejet de sa plainte dû à la non-recevabilité de cette dernière;
    • des conclusions au terme de l’analyse approfondie de sa plainte.
    • Cette décision sera transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée dans le SEAO. La Société s’assurera qu’il y a un délai minimal de sept jours entre la date de transmission de sa décision au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions indiquée au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.
    • Immédiatement après avoir transmis sa décision à chaque plaignant, la Société indiquera dans le SEAO que sa décision a été transmise. Cette mention est effectuée dans le SEAO dans le seul cas où une plainte a été transmise par un plaignant ayant l’intérêt requis.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La Société transmettra sa décision de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie électronique, à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt.
    • Cette décision sera transmise au moins sept jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. La Société s’assurera qu’il y a un délai minimal de sept jours entre la date de transmission de sa décision à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt et la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

 

  • Pour un appel d’offres public : La Société modifiera par addenda les documents d’appel d’offres si, à la suite de l’analyse approfondie de la plainte, elle le juge requis.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : La Société procédera par appel d’offres public si elle décide de poursuivre le processus contractuel et si elle juge, après analyse, qu’au moins une manifestation d’intérêt provenant d’une entreprise a permis de démontrer que celle-ci est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré selon les besoins et les obligations énoncés dans l’avis d’intention.

 

  • Pour un appel d’offres public : Si le plaignant est en désaccord avec la décision de la Société, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois jours suivant la réception par le plaignant de la décision de la Société.
    • Si le plaignant n’a pas reçu la décision de la Société trois jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par la Société.
  • Pour un contrat de gré à gré selon l’article 13,4o LCOP : Si le plaignant est en désaccord avec la décision de la Société, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois jours suivant la réception par le plaignant de la décision de la Société.
    • Si le plaignant n’a pas reçu la décision de la Société trois jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite au SEAO par la Société.