Règles de déontologie applicables aux membres du CNCT et des commissions de la Société de développement des entreprises culturelles

Loi sur la Société de développement des entreprises culturelles (L.R.Q. chapitre S-10.002, articles 30,34, 35 et 36)

Préambule

ATTENDU QUE la Société a pour objet de promouvoir et soutenir, dans toutes les régions du Québec, l’implantation et le développement des entreprises culturelles, y compris les médias, et de contribuer à accroître la qualité des produits et services et la compétitivité de ceux-ci au Québec, dans le reste du Canada et à l’étranger;

ATTENDU QUE la Société possède ses propres instances consultatives qui ont pour mandat de la conseiller sur les projets de programmes d’aide financière dans leur domaine de compétence; sur le plan d’activités de la Société applicables à l’aide financière dans leur domaine de compétence; et, sur toute question qu’elle leur soumet. Le Conseil national du cinéma et de la production télévisuelle (CNCT), assisté de la Commission du doublage, a, de plus, le mandat de conseiller le ministre de la Culture et des Communications quant à l’application de la Loi sur le cinéma;

ATTENDU QUE le CNCT et les commissions instituées en vertu de la loi constitutive de la Société sont composés de membres provenant de diverses entreprises culturelles correspondant aux domaines de compétences de ces commissions;

ATTENDU QUE de par la loi constitutive de la Société, les administrateurs doivent éviter toute situation de conflit d’intérêts réelle, potentielle ou apparente, agir avec intégrité, fidélité et sans parti pris dans l’accomplissement de leur devoir d’administrateur et respecter la confidentialité des informations qui leur sont transmises;

ATTENDU QU’un règlement du conseil définit les règles de déontologie auquel les administrateurs sont soumis ;

ATTENDU QUE plusieurs administrateurs de la Société siègent également comme président de commission ou du CNCT ;

ATTENDU QU’il y a lieu d’appliquer des règles de déontologie adaptées pour tous les membres des commissions et du CNCT;

ATTENDU QUE les règles de fonctionnement du Conseil ou d’une Commission sont aussi déterminées par règlement de la Société.

I.  Devoirs et obligations

1. Le membre d’une commission ou du CNCT doit agir avec bonne foi, compétence, honnêteté et loyauté dans l’accomplissement de son devoir.
2. Le membre doit éviter toute situation de conflit d’intérêts réelle, potentielle ou apparente, de nature à entraver la poursuite des buts de la Société.
3. Tout membre de commission ou du CNCT appelé ou invité à représenter officiellement la Société à l’externe doit, au préalable, obtenir l’autorisation expresse du président de la Société et il ne peut d’aucune manière lier autrement la Société.
   Tout semblable engagement ou représentation au nom de la Société par un membre de commission ou du CNCT doit être compatible avec les buts, les orientations et les politiques de la Société.
4. Un membre d’une commission ou du CNCT adopte, dans ses relations avec un administrateur ou un employé de la Société, une attitude empreinte de respect et d’ouverture dans le but d’assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse.

II.  Confidentialité

5. Un membre de commission ou du CNCT est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue.
   Il ne peut utiliser à son profit ou au profit d’un tiers, l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
   Les obligations énoncées dans cet article n’ont pas pour effet d’empêcher un membre lié à un groupe d’intérêts particulier de le consulter, ni de lui faire rapport, ni de lui transmettre un document lorsque celui-ci est libéré de cette confidentialité par la direction de la SODEC.

III.  Conflit d’intérêts

6. Constitue une situation de conflit d’intérêts celle où les intérêts du membre de l’un de ses proches immédiats ou d’un tiers dans une entreprise culturelle ou une entreprise affiliée à ce dernier, entrent en conflit avec ses responsabilités de membre ou est susceptible de compromettre l’indépendance ou l’intégrité du membre dans l’exercice de ses fonctions.
7. Constituent ainsi, mais de manière non limitative, un conflit d’intérêts les situations suivantes :

i) l’utilisation, à des fins personnelles ou pour celles d’un proche immédiat ou d’un associé, d’informations confidentielles ou privilégiées auxquelles le membre a accès dans le cadre de ses fonctions, de même que de biens, équipements et services de la Société;

ii) l’utilisation par le membre de ses prérogatives ou fonctions en vue de rechercher un gain ou un profit ou d’en retirer un avantage personnel ou pour conférer un tel avantage à un proche immédiat ou à un associé;

iii) le soutien indu à une entreprise culturelle dans ses rapports avec la Société en vue d’accorder un traitement de faveur à cette entreprise;

iv) la sollicitation d’une aide par le membre pour un proche ou un associé.

8. Par proche immédiat, on entend un membre de la famille immédiate du membre ou une personne avec laquelle le membre maintient une relation intime.
   Constitue un associé, une personne avec laquelle le membre détient ou partage directement ou indirectement un intérêt financier.
9. Le membre directement ou en relation avec une entreprise culturelle à titre d’actionnaire, d’administrateur, de dirigeant, de conseiller, de contractant ou d’employé qui sollicite pour l’entreprise, ou reçoit une aide financière de la Société ne se trouve pas en conflit d’intérêts si l’aide accordée à l’entreprise par la Société satisfait aux exigences suivantes :

i) le membre en cause ne participe, ni n’influence de quelque manière les délibérations et la décision de la Société relative à ce dossier;

ii) l’aide a été accordée selon le processus décisionnel en vigueur au sein de la Société.

10. Le secrétaire de la commission doit faire état dans le procès-verbal de la réunion de la commission de chaque cas de déclaration d’intérêt de l’administrateur, de son retrait de la réunion, ou du fait qu’il n’a pas pris part à la discussion ou à la décision.

IV.  Conseil et information

11. Le membre a droit à des services de conseil et d’information aux fins d’application du présent règlement.
12. Le membre qui estime se trouver dans une situation qui soulève ou est susceptible de soulever des difficultés en regard d’une disposition du présent règlement, ou qui estime qu’un autre membre est dans une telle situation, peut prendre avis auprès du secrétaire de la Société sur cette situation.

V.   Mise en œuvre et observance du règlement

13. Le comité d’éthique du conseil d’administration de la Société est responsable de l’application des règles de déontologie des commissions et du CNCT.
14. Le comité d’éthique donne son avis et fait enquête sur toute question relative à l’interprétation et à l’application des règles de déontologie qui lui est soumise par écrit par le secrétaire de la Société ou trois membres d’une commission, afin d’évaluer une situation de non-respect des règles déontologiques par un membre.
15. Le membre visé par une allégation d’un acte dérogatoire aux règles de déontologie a droit d’être entendu par le comité d’éthique, de déposer par écrit et d’apporter un éclairage pertinent.
16. Le comité d’éthique consigne son rapport motivé par écrit et le remet au secrétaire de la Société, lequel informe le conseil d’administration et le membre visé par une allégation de conflit d’intérêts ou d’acte dérogatoire aux règles déontologiques, des conclusions et recommandations du comité d’éthique.
17. Le comité d’éthique doit remettre son rapport dans les trente (30) jours de la réception de l’écrit du secrétaire de la Société.
18. Le comité d’éthique peut formuler des recommandations ainsi que les mesures ou sanctions que la Société peut adopter ou prendre dans une situation donnée, s’agissant d’un blâme ou d’une réprimande ou, selon la gravité de l’acte reproché, de la démission du membre visé.
19. Le membre s’engage à se conformer en tout point et en tout temps aux règles déontologiques tant qu’il demeure membre d’une commission et dans l’année suivant la fin de ses fonctions, ainsi qu’aux conclusions et recommandations du comité d’éthique le visant.
20. Le présent règlement entre en vigueur lors de son adoption par le conseil d’administration. (résolution du conseil en date du 18 novembre 2005)